Ik begeleid veel teams in hun ontwikkeling. En altijd wanneer ik een team voor het eerst zie gaan we in gesprek over wie zij zijn, wat er al goed gaat en waar de ontwikkelwens zit. In best veel gevallen zijn teams ervan overtuigd dat zij heel goed samen werken. Op mijn vraag wat dan de basis van die goede samenwerking is krijg ik vaak hetzelfde antwoord.
Communicatie
Verreweg de meeste teams denken dat hun goede samenwerking zit in de wijze waarop zij met elkaar communiceren. Wanneer we daar wat dieper op in gaan, gaat het dan meestal over de hoeveelheid informatie die met elkaar gedeeld wordt. Wanneer ik dan vervolgens doorvraag wat er met die informatie gedaan wordt door de ontvanger, dan blijft het in de meeste gevallen akelig stil.
Taakverdeling
Wanneer we dan kijken naar het verdelen van de taken blijkt dat in de meeste teams, twee tot vier mensen het grootste gedeelte van de taken op zich neemt. Dit zijn de kartrekkers. Van de mensen die overblijven doet de helft een taak wanneer dat expliciet gevraagd en afgebakend wordt. De andere helft heeft vaak geen tijd, geen kennis of vaardigheden, of vindt dat de taak niet bij zijn of haar werk hoort. Op deze manier samen werken leidt best vaak tot overbelaste, geïrriteerde, en minder betrokken mensen. Dit gaat ten koste van de gelijkwaardigheid, verbinding en het vertrouwen.
Voorwaarden
En laten dat nu net de drie belangrijkste voorwaarden zijn om goed samen te kunnen werken. Goede communicatie is daar een gevolg van. Wanneer je als team de communicatie als basis voor je samenwerking neemt zal die er op gericht moeten zijn om gelijkwaardigheid, verbinding en vertrouwen te stimuleren. Het gaat niet slechts over het zenden van informatie.
Hoe?
Maar hoe doe je dat dan, het stimuleren van die drie dingen in je team?
De basis daarvan ligt altijd in het uitstellen van je oordeel. Wij vinden vaak iets van anderen of van een situatie. We hebben daar een oordeel over op basis van wat we zien of horen en toetsen dat in ons brein aan onze eigen waarden en normen. Vervolgens nemen we het oordeel dat we daaruit halen mee in onze communicatie. Niet letterlijk en bewust maar meestal onbewust. En ja……laten we eerlijk zijn. Wanneer je het idee hebt dat iemand jou veroordeelt, vindt dat jij iets niet goed doet, dan ben je eerder geneigd een stap van iemand weg te doen dan naar iemand toe.
Vertrouwen.
Oordelen op basis van je eigen normen en waarden is killing voor de samenwerking.
Ik hoor je denken. “Ja maar ik moet mijn collega’s toch aanspreken op wat ze niet goed doen?”
Dat klopt. Maar doe dat dan op een gelijkwaardige, verbindende wijze die de ander laat zien dat jij te vertrouwen bent. Dat doe je bijvoorbeeld door de feedbackregels toe te passen. Gedrag los te zien van de persoon. Vragen te stellen i.p.v. meningen te geven. Zorg er ook voor dat je met degene praat over wie het gaat. Het gebeurt maar al te vaak dat feedback eerst bij anderen terecht komt en dan pas bij degene over wie het gaat. Ik ken genoeg verhalen over leidinggevenden of collega’s die bij andere collega’s informatie ophalen over het gedrag en functioneren van een collega. En vervolgens wordt al deze informatie als feedback over iemand uitgestort met de mededeling dat iedereen dit vindt. Niet fijn en het vernietigt al het vertrouwen en de veiligheid in een team.
Gelijkwaardigheid.
Bij Communicatie vanuit gelijkwaardigheid ga je er vanuit dat de ander evenveel van waarde is als jij zelf. Dat hij of zij het vermogen heeft om zelf na te denken en zelf dingen op te lossen. Dat je niet denkt in goed of fout maar in anders. Bij een gelijkwaardig gesprek is geen van de deelnemers meer of beter, minder of slechter. Zorg dat je niet tegen de ander opkijkt of op de ander neerkijkt vanuit je functie of positie. Bij een gesprek tussen leidinggevende en medewerker kun je dat doen door ervan uit te gaan dat ieder zijn eigen verantwoordelijkheid heeft en zijn eigen waarde toevoegt aan het grotere geheel vanuit het eigen perspectief.
Verbinding.
Verbindende communicatie is eigenlijk altijd gericht op het samen. Wat kunnen wij beter doen? Hoe kunnen wij ons doel behalen? Hoe kan ik je helpen om je verantwoordelijkheid te nemen? Hoe gaat het met jou in het team? Stiekem zijn we vaak geneigd de ander aan te spreken vanuit ons ego en vanuit onze frustratie en irritatie. Je gebruikt dan vaker woorden als “ Ik” en “Jij” i.p.v. “Wij”. Daarnaast geef je op zo’n moment vaker je mening dan dat je een vraag stelt. Verbinding creëer je door je in de ander te verdiepen en oog te hebben voor de mens. De ander als gelijkwaardig te zien en erop te vertrouwen dat die in staat is voor zichzelf te denken een goede intentie en een eigen perspectief heeft.
Niets is vanzelfsprekend.
Wanneer ik met teams in deze thema’s duik is de uitkomst vaak verassend. Blijken er veel oordelen, aannames, invullingen te zijn die het vertrouwen en de verbinding en gelijkwaardigheid ondermijnen. En dat zorgt voor onveiligheid.
Maar alleen al het werken aan deze thema’s vergroot bij ieder teamlid het bewustzijn op het eigen gedrag en denken. Men heeft ook in de meeste gevallen helemaal niet de intentie om de ander te veroordelen, te wantrouwen of als ongelijkwaardig te zien. Dat gaat vaak onbewust. En iets wat onbewust gebeurt kun je eigenlijk niet veranderen voordat je het bewustzijn daarop hebt weten te vergroten. Dat is niet iets vanzelfsprekends, kost soms best veel moeite maar het is een enorme boost voor de samenwerking.
Veiligheid
Is wat je uiteindelijk creëert met deze drie voorwaarden. Terwijl de meeste teams denken dat je veiligheid creëert door goede ( Lees inhoudelijke) communicatie. Dus wil je fijn samenwerken? Zoek verbinding en gelijkwaardigheid. Accepteer dat je collega’s anders zijn en anders doen omdat ze andere waardes hebben of vanuit een ander perspectief kijken. Vertrouw op de ander zijn goede intenties en laat zet je ego even een tijdje op de reservebank. Op naar een fijne samenwerking en heel veel werkgeluk.